Talán nincs olyan területe a gazdaságnak, ahol ne éreztette volna és ne éreztetné most is a hatását a koronavírus. A munka világára ez különösen igaz, hiszen gyakorlatilag egyik napról a másikra kellett átállni olyan nem tipikus foglalkoztatási formákra, mint amilyen a home office is. Nem volt ez másként a TrM Fordítóirodánál sem.
Esettanulmányunkkal szeretnénk bemutatni, hogy irodánkat hogyan érintette a COVID: milyen változtatásokat kellett eszközölnünk, hogyan fogadták ezeket a munkatársak, és miként sikerült megvalósítanunk a home office-t egy olyan környezetben, ahol alapvetően nem arra voltunk berendezkedve. A gördülékeny átállásban segítségünkre volt az Office@Home tanácsadó cég is, akik hasznos tippekkel láttak el bennünket.
Tapasztalataink segítséget nyújthatnak azon vállalkozásoknak, ahol – irodánkhoz hasonlóan – a járvány előtt nem volt szokás otthonról dolgozni, és emiatt ellenállás van a home office-szal szemben a vezetőségben vagy a munkatársakban.
Egy fordítóiroda munkája lényegében két részre osztható: fordításra, tolmácsolásra és egyéb, javarészt általános irodai adminisztrációra. A fordítás otthonról végezhető, partnereink többsége maga is vállalkozó, akik otthon vagy a saját irodájukban készítik el a fordításokat. Velük a vírus előtt is online, illetve telefonon tartottuk a kapcsolatot. Megrendelőink sem személyesen keresnek fel minket, ők ugyanis területileg nagyon elszórtan helyezkednek el, emiatt nem bonyolítottunk komolyabb ügyfélforgalmat budapesti irodánkban.
Munkatársaink azonban az irodában végezték a munkát. A járvány kitörése előtt home office csak elvétve fordult elő, hiszen sem a kollégák, sem a vezetőség nem preferálta.
Elsősorban a társaság hiánya. A csapatkohézió és a pozitív morál megőrzése sokkal egyszerűbb akkor, ha nap mint nap tudunk személyesen találkozni. Emiatt attól tartottunk, hogy az otthoni munkavégzés negatívan hat erre.
Féltünk tőle, hogy a kommunikáció nem lesz olyan gyors, azt pedig egyenesen elképzelhetetlennek tartottuk, hogy egy új kolléga betanítása, az ismeretek átadása megoldható személyes találkozó nélkül. Idegenkedtünk a home office-tól amiatt is, mert úgy gondoltuk, hogy a visszajelzés is nehézkesebb vezetői részről és visszafelé is, ha azt online vagy telefonon kell megtenni.
Félelmeinket az Office@Home csapata azonban gyorsan eloszlatta. Számos tanácsot és hasznos ötletet adtak azzal kapcsolatban, hogy miként lehet a kommunikáció zavartalan ilyen helyzetben is, valamint, hogy hogyan lehet hatékony a visszajelzés személyes találkozó nélkül is.
Bár az informatikai rendszerünk – NAS és VPN, VOIP, felhős projektmenedzsment, felhős számlázás; laptopok – lehetővé tette volna a home office-t, csak alkalmi jelleggel fordult elő, emiatt egyáltalán nem volt tapasztalatunk e téren. Ez jelentette a legnagyobb kihívást. Emellett nehezítette a helyzetet az is, hogy év elején személyi változások is történtek irodánkban.
Meg kellett oldanunk, hogy a félig még irodára épülő munkafolyamatokat otthonról is menedzselni tudjuk, hiszen gyakran kaptunk például papíralapú számlát postai úton a cégünkhöz. Ezen sokat segített, hogy tavaly nyáron bevezették az online számlázást, aminek köszönhetően minimálisra csökkent a papíralapú számlák mennyisége.
Annak ellenére, hogy korábban a munkatársak és a vezetőség részéről is némi ellenállás mutatkozott a home office-szal szemben, a legtöbb félelmünk szerencsére nem igazolódott be. Egyrészt a járvány miatt biztonságérzetet nyújt az, hogy nem kell bejárni az irodába, nem kell tömegközlekedést igénybe venni és nem kell emberekkel találkozni. Másrészt pedig kiderült az is, hogy a legtöbb munkafolyamat elvégezhető távolról is.
Az átállás, bár hirtelen történt, mégis sokkal gördülékenyebben ment, mint amire számítottunk. Ez természetesen nagyon sok átalakítást igényelt, de megnyugtató volt, hogy az egyes folyamatok – beleértve az informatikai problémákat is – szinte kivétel nélkül elvégezhetők és megoldhatók otthonról. Még az adminisztratív terhek esetenkénti növekedése és a kommunikáció lassulása sem hátráltatta komolyan a munkát.
Megtapasztaltuk, hogy futárral nagyon sok minden megoldható, ahogyan azt is, hogy a fokozott online jelenlétnek köszönhetően akár szakmai rendezvényeken és tanfolyamokon is részt vehetünk otthonról. Sőt, az olyan összetett feladatok is elvégezhetők így, mint az éves ISO 9001-es audit vagy a tenderekhez kapcsolódó személyes interjúk és megbeszélések.
A társaság hiányát is könnyebben viseltük, mint gondoltuk, és a kommunikáció, valamint az új munkatársak betanítása sem okozott gondot. Gyakornoki programunkat is folytatni tudtuk még ilyen körülmények között is. Ezzel kapcsolatban nagyon sok segítséget kaptunk az Office@Home-tól, tanácsaikra mindig számíthattunk.
A kezdeti tapasztalatok alapján kiderült számunkra, hogy tényleges személyes jelenlét igen kevés esetben szükséges csupán, a munkafolyamatok távolról is elvégezhetők. Az otthoni munkavégzésnek köszönhetően egyértelművé vált, hogy kisebb iroda is elég, így az atipikus foglalkoztatási formák fordítóirodánkban is előtérbe kerülnek.
Ugyanakkor tudatosabbá, formalizáltabbá és még szervezettebbé szeretnénk tenni a home office-t, amiben továbbra is számítunk partnerünkre.
A csapat kohéziójának megtartása, valamint az új munkatársak integrálása változatlanul kihívást jelent, amelyre azonban megoldásként szolgálhat az Office@Home új szolgáltatása, melyet mi is szeretnénk kipróbálni. Ez egy 12 hetes csapat re-building folyamat, amely a személyes interakciókat támogatja hetente 1 óra irányított csapatbeszélgetés/játék formájában.
